Pour des séminaires réussis dans la durée

« C’était sympa, le séminaire. Mais deux mois après, ça n’a rien donné. »

Combien de fois ai-je entendu cette phrase de la part de managers pourtant très investis. Et ce malgré tous les efforts engagés : lieu au vert, animations rythmées et variées, animateurs et participants investis et joyeux, et une constellation de post-its d’actions.

Organiser un séminaire, cela demande du temps et un budget parfois conséquent. Alors, quand les résultats ne suivent pas, la frustration est compréhensible. Dans ces cas-là, parmi les questions que vous pouvez vous poser :

• Avez-vous pu mesurer les effets intangibles du séminaire ? Une part importante des bénéfices d'un séminaire sont immatériels, quand il s’agit d'expérience des participants pendant le séminaire, de qualité d’engagement, de lien interpersonnel ou de dynamique collective. S'ils ne sont pas formulées clairement en amont il est peu probable de pouvoir les mesurer en aval.

• Les objectifs poursuivis étaient-ils pertinents : correspondaient-ils vraiment au besoin et aux priorités des participants ? Etaient-ils adaptés au temps disponible pour les traiter ou au contraire trop nombreux ?

• Les participants étaient ils actifs ou plutôt en posture de « consommation » de séminaire (et donc de management) ? Etaient-il prêts à s’engager sur les résultats du séminaire ?

• Le portage des actions définies en séminaire était-il clair ? L’allocation des responsabilités étaient-elles réalistes compte tenu de l’activité ordinaire post-séminaire ?

• Enfin, le séminaire s’inscrivait-il dans un processus d’animation annuel déjà défini ?

Bref, avec quelques ajustements lors de la préparation, de l’animation et du suivi, un séminaire peut devenir bien plus qu’un simple moment agréable conclu par de bonnes intentions.

Pour cela, et même sans parler de mode d’animation du séminaire, 3 points sont à soigner :

1. La préparation du séminaire

• Clarifier tous les objectifs poursuivis, qu’ils soient tangibles (partager une information, trouver des solutions, définir un plan d’action) ou intangibles (effets escomptés sur les participants et sur l’équipe, expérience vécue…)

• Les prioriser résolument . plus vous allez avoir d’objectifs concrets (d’information ou de production), moins vous allez laisser de place aux bénéfices intangibles.

• Impliquer les participants dès l’amont

  o En recueillant leurs besoins via des questionnaires, en bilatérale ou en réunion d’équipe

  o En les incluant dans la préparation de certaines séquences

  o En maintenant une communication sur le séminaire

• Anticiper l’évaluation de l’atteinte de ces objectifs (à chaud ? à froid ? au sein de votre dispositif de baromètre déjà existant ?) en captant autant les bénéfices attendus tangibles qu’intangibles.

2. Le cadre de responsabilisation et de réalisation des actions définies en séminaire

• Veiller à ce que la personne responsable du sujet ait formellement approuvé les propositions d’actions issues du séminaire (l’intelligence collective ne vaut pas décision, encore moins responsabilisation)

• S’assurer de l’engagement authentique des personnes dont le nom est apposé à des actions (la pression du groupe peut amener à des engagements factices ou peu réalistes)

• Anticiper les ajustements nécessaires si ces actions viennent en plus d’une activité quotidienne déjà bien chargée (évaluer les priorités redispatcher les tâches, adapter les délais...)

• En bilatérale et / ou en réunion d’équipe suivre de façon systématique, régulière et transparente les actions définies

3. L’intégration du séminaire dans le processus d’animation de l’équipe

• Relier le séminaire aux temps d’animation d’équipe intermédiaires : réunions de management, réunions de service, plénières...

• Prendre le temps de débriefer officiellement du séminaire et en tirer les enseignements

• Donner à voir l’évolution des thématiques et les progrès réalisés

Pour des séminaires efficaces et impactants, je peux vous aider de plusieurs façons :

• Par un échange court de réflexion partagée autour de votre processus d’animation pour 2025

• Par un débrief de vos séminaires passés et l’identification de pistes d’amélioration

• En vous accompagnant dans la construction, l’animation et le bilan de votre ou vos séminaires à venir

N’hésitez pas à me contacter pour un premier échange !